为了提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家教委发布的《关于普通高等学校档案管理办法》，并结合我院实际情况，特制定本办法。

第一章 基本原则

第一条　基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。

第二条　基建档案是我院基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，建立以基建、维修、房产、动力、通信、科技等为基础的基建档案管理网络，保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条　基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收，基建材料归档以后，相关部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。

第二章 基建文件材料的形成与归档

第四条　建设项目实行档案管理制度，由基建处专人负责档案资料的收集、整理、保管和移交等相关工作。

第五条　在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何单位和个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。

第六条　档案人员应经常到有关部门深入了解基建文件材料积累情况，并进行业务指导。

第七条　基建文件材料的归档范围，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体归档范围见附件。

第八条　基建文件材料归档要求

一、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。　　

二、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。

三、具有法律依据凭证的文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

四、归档份数：竣工图一般归档不少于两套，一套移交学院档案室保存，另一套交市级以上建设主管部门或档案部门长期保存。

五、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料在每年六月底前归档。

六、组卷方法：

1.卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

2.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

3.卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以作为单元，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。

4.填写卷内目录和备考表。

5.填写保管期限。草拟案卷封面各栏目，经相关部门审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

第九条　基建文件材料的归档程序

一、有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。

二、综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料由基建部门负责人主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由项目负责人按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，等项目验收后，交档案管理人员保存。

第三章 基建档案的管理和开发利用

第十条　基建档案由基建处统一管理，应进行分类编号、编目、排架、妥善保管。

第十一条　属于学院基建项目的基建档案一般都属于永久保存。后勤处和基建处应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。

第十二条　为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。

第十三条　基建档案主要供本院利用，如外校需查阅，须经基建处和分管基建的负责人批准方可查阅。

第十四条　建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，积极为基建工作服务，为保护我院产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

第十五条　基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除通报全院外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。